誰動了我的印章？——由一起案例談企業(yè)風險管控與印章管理
【 信息發(fā)布時間：2011-03-25 閱讀次數(shù)：】
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□特約撰稿 張?zhí)?BR> 案例：
2008年10月，四川人張某在天津承包了河北某建筑公司的某一住宅工程，并以該工程項目部的名義，與天津市某鋼材貿(mào)易公司簽訂一份鋼材買賣合同，加蓋了項目部的公章。隨后，由鋼材公司送貨，工地使用了該公司鋼材200余噸，折款90余萬元。因遲遲不能支付貨款，鋼材公司遂于2009年1月將建筑公司告上法庭，索要貨款本金及違約金1000余萬元。
經(jīng)查，2008年，四川人張某在天津承包河北公司工程的同時，還在北京以四川某公司的名義承包了工程，所用鋼材700余噸，也由前述天津鋼材公司送貨。原告訴稱，張某代表河北公司與其簽訂合同并加蓋公章，其按指定地點送貨并無過錯，送往兩工地的材料也全部由張某所指派的人員接收，河北公司理應按照合同約定支付貨款并承擔相應的違約金。雖經(jīng)被告極力辯解，認為項目部公章屬于偷蓋，北京張某冒名收貨屬于詐騙，每日5‰的違約金顯屬畸高。但經(jīng)天津法院一審、二審、再審均認定，張某代表河北公司與鋼材公司簽訂合同并加蓋了公章，合法有效應嚴格遵守，故支持原告的訴訟請求。
目前，因案中張某涉嫌刑事犯罪，已由公安機關啟動追查程序。
評析：
細究這個案件，其實原、被告主要的爭議焦點就是張某的代理人身份，關鍵證據(jù)就是合同書上的項目部公章是否真實有效。
印章在我國的經(jīng)濟活動中被普遍使用、亦被廣泛接受。從普通百姓、經(jīng)營單位，乃至國家機關，無不“認章不認人”。而在大多數(shù)經(jīng)濟發(fā)達國家，恰恰相反，往往只認簽字不認章。這除了與一國的法律有關外，主要還是取決于經(jīng)濟傳統(tǒng)與習慣。
在我們這個“認章”的社會，上述案件至少給我們企業(yè)的管理者提出了這樣幾個問題：如何識別貿(mào)易伙伴印章的真實性？如何確保交易安全？如何管理好自己的印章？
按照國家規(guī)定，企業(yè)只能刻制并使用一枚法人印章，根據(jù)經(jīng)營需要還可以刻制部門章、財務專用章、合同專用章、業(yè)務專用章等等印章。企業(yè)刻制印章應當?shù)疆數(shù)毓ど滩块T履行審批手續(xù)，并到經(jīng)公安部門許可的具有刻制公章資格的刻章單位刻制。同時，國家對企業(yè)印章的大小、格式、字體等均作出了明文規(guī)定。
雖然國家在印章管理方面有較為詳盡的規(guī)定，但是實際上還是有許多企業(yè)沒有執(zhí)行這些規(guī)定。有的企業(yè)出于特定的目的在使用公章方面比較寬松，更不用說業(yè)務章、合同章了。其中企業(yè)管理者主觀上的確不知道法律規(guī)定是一方面，更多企業(yè)卻是惡意違規(guī)。我國《刑法》有關偽造企、事業(yè)單位印章罪的規(guī)定，尚不能完全制約這種惡意行為。這給我們的經(jīng)濟生活帶來了一定的隱患。
就目前而言，我們沒有特別有效的辦法識別相關企業(yè)印章的有效性。不排除有些企業(yè)，在他們自己需要時，他們可以加蓋如真的印章；但在逃避責任時，你合同上加蓋的印章就成了虛假的、無效的了。為確保交易安全，筆者建議在與貿(mào)易伙伴簽署合同等法律文書時，可采用以下幾種簽署方式：
——法人代表簽字。法人代表是企業(yè)的法定代表人。企業(yè)營業(yè)執(zhí)照上記載的法人代表的簽字(無須另行蓋章)對該企業(yè)具有法定約束力(如對營業(yè)執(zhí)照的真?zhèn)斡幸蓡?，可向相關工商部門查詢)。
——法人代表簽字加企業(yè)印章。法人代表簽字本身就獨立地具有法律約束力，這種簽署方法可以有效地證明企業(yè)印章的真實與有效性。在后續(xù)的貿(mào)易中即使欠缺法人代表簽字，該印章的效力仍然不容質(zhì)疑。
——企業(yè)高級管理人員簽字加企業(yè)印章。所謂高管，依據(jù)《公司法》是指公司的經(jīng)理、副經(jīng)理、財務負責人，上市公司董事會秘書和公司章程規(guī)定的其他人員。當然，前述人員的簽署行為應當與其職權相適應。
——經(jīng)授權的人簽字加企業(yè)印章。這里是否經(jīng)過有效授權是關鍵。如無法識別的，可要求企業(yè)按照上述三種簽署方式之一出具《確認書》或《授權委托書》。
在目前經(jīng)濟社會的誠信狀況下，只有“人”、“章”結合才能保證簽署行為的有效性，才能確保印章的效力。道理很簡單，因為人的簽字具有唯一性、不可復制性，而印章不具備這種屬性。當然這里的“人”只能是特定的人。
別人印章的問題可以通過上述辦法確保安全。自己企業(yè)的印章如何確保安全呢？——只有嚴格管理。
首先，應嚴格按照國家的印章管理規(guī)定刻制、保管和使用印章。印章的遺失、刻制、備案均須通過法定部門審批、備案，必要時應當公告并及時通知重要客戶。同一用途嚴禁刻制多枚印章。
其次，實行印章專管制度，每枚印章必須由專人保管并加蓋使用。印章專管員必須是企業(yè)在冊職工，對企業(yè)忠誠并富有責任心，領用印章時簽署《專管員保證書》。用章人、審批人與保管人嚴格分離。
第三，企業(yè)還應當制訂詳細具體的印章管理辦法，用以規(guī)范用章行為、明確用章權限；專管員隨印隨記，要做到每次用印都有案可查；用印時，一般要求經(jīng)辦人同時在用印處署名，做到“人”、“章”結合。
第四，專管員不得隨意變動。如遇特殊情況，外出用印要由專管員親自跟隨加蓋。因事、病、休假離崗，應報經(jīng)領導批準，但必須辦理交接記錄等手續(xù)。項目竣工，所有項目印章全部交回，逐一清點記錄。
最后，企業(yè)要建立常規(guī)的與適時的用章檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。嚴肅責任追究制度，對于擅自刻制、使用公章的，及時移交司法機關追究刑事責任。切實防范有誰“動”了你的印章，給企業(yè)帶來風險。